Работу проектного менеджера довольно сложно описать, как и любую другую интеллектуальную деятельность. Когда управляешь заводом и видишь, как что-то производят, это понятно: приходишь на склад, видишь стеллажи с готовой продукцией и испытываешь гордость за свой труд.
С проектами всё сложнее. В проектной деятельности результат отложенный. Он очень специфичен. В результате выполнения Проекта возникает новый контекст, новая реальность или новая ситуация для всех участников.
А ещё в результате Проекта возникает новая организованная деятельность. Это может быть предприятие, сообщество или команда единомышленников, которая начинает осмысленно действовать вместе, выполняя задачи, которые ранее не рассматривались, и производить ценности (услуги, продукты), которых раньше не было.
Это новое воспринимается всеми участниками проектирования как нечто само собой разумеющееся, что всегда существовало. Без размышлений участники даже не задумываются о том, что раньше было иначе. Такой эффект достигается благодаря проектной технологии. Участники Проекта «присваивают» полученный результат.
Для успешной реализации Проекта, будь то открытие нового предприятия или выход на новый рынок с новым продуктом (диверсификация существующего бизнеса), необходима Команда для старта. Это не те же люди, которые затем будут руководить созданными процессами. Проджекты не ориентированы на процессы, им сложно выполнять регулярную деятельность.
Проектная команда работает на время Проекта и привлекается только на запуск процессов. Операционную команду, которая работает с созданными процессами, привлекают в процессе реализации ТЗ через HR-функцию заказчика.
С проектами всё сложнее. В проектной деятельности результат отложенный. Он очень специфичен. В результате выполнения Проекта возникает новый контекст, новая реальность или новая ситуация для всех участников.
А ещё в результате Проекта возникает новая организованная деятельность. Это может быть предприятие, сообщество или команда единомышленников, которая начинает осмысленно действовать вместе, выполняя задачи, которые ранее не рассматривались, и производить ценности (услуги, продукты), которых раньше не было.
Это новое воспринимается всеми участниками проектирования как нечто само собой разумеющееся, что всегда существовало. Без размышлений участники даже не задумываются о том, что раньше было иначе. Такой эффект достигается благодаря проектной технологии. Участники Проекта «присваивают» полученный результат.
Для успешной реализации Проекта, будь то открытие нового предприятия или выход на новый рынок с новым продуктом (диверсификация существующего бизнеса), необходима Команда для старта. Это не те же люди, которые затем будут руководить созданными процессами. Проджекты не ориентированы на процессы, им сложно выполнять регулярную деятельность.
Проектная команда работает на время Проекта и привлекается только на запуск процессов. Операционную команду, которая работает с созданными процессами, привлекают в процессе реализации ТЗ через HR-функцию заказчика.
Давайте рассмотрим, как это всё происходит поэтапно в Проектном офисе SkillsCenter:
1-й этап: Снятие Запроса. Результат – Концепция Проекта. Клиент встречается с руководителем проекта и делится своим видением ситуации, которую хочет воплотить. Клиенты не всегда представляют себе желаемый образ будущего, а чаще фиксируются на проблемах, от которых хотят избавиться. Это тоже запрос, но в таком случае необходимо уточнить ожидания, чтобы понять, чего именно клиент хочет в итоге получить (а не от чего избавиться).
1-й этап: Снятие Запроса. Результат – Концепция Проекта. Клиент встречается с руководителем проекта и делится своим видением ситуации, которую хочет воплотить. Клиенты не всегда представляют себе желаемый образ будущего, а чаще фиксируются на проблемах, от которых хотят избавиться. Это тоже запрос, но в таком случае необходимо уточнить ожидания, чтобы понять, чего именно клиент хочет в итоге получить (а не от чего избавиться).
2-й этап: Планирование. Результат – Техническое задание (ТЗ). Это важнейший этап реализации – планирование проекта. На этом этапе руководитель проекта детально изучает текущую ситуацию, знакомится с участниками, процессами и их личными мотивами. Он проводит консультации с независимыми экспертами по вопросам «как это должно быть» для достижения целей проекта. На этом этапе Руководитель проекта собирает команду, из функционала и компетенций которой формируется «дорожная карта» Проекта.
Что обязательно должно быть в техзадании:
Каждый этап согласовывается с клиентом. Планирование проекта – важный этап, по нему должна быть получена обратная связь от клиента и «зеленый свет» на дальнейшие действия.
3-й этап: Бюджетирование. Результат – Смета Проекта. После согласования технического задания необходимо просчитать его. Бюджет согласовывается с клиентом, и при необходимости его всегда можно изменить, внесённые корректировки отражаются в техзадании. Поэтому клиенту важно иметь дело именно с Руководителем проекта, а не Менеджером по продажам, поскольку проджект понимает как изменить ТЗ, не потеряв суть Проекта.
Любые изменения цены и ТЗ согласовываются с клиентом.
4-й этап: Контрактация. Результат – Подписанный Договор. Техническое задание должно стать набором обязательств, зафиксированным в договоре. Далее проджект управляет не только знаниями, но и обязательствами по контракту – с клиентом и с исполнителями. Каждый член команды действует в рамках индивидуального ТЗ.
5-й этап: Реализация Проекта. Результаты – то, что описано в ТЗ. Многие считают, что это главная часть проекта, поскольку она «видимая». На этом этапе работа идёт по заранее согласованному плану. Проджект координирует команду, синхронизирует результаты с видением клиента и техническим заданием. Он контролирует сроки и выполняет функцию координатора. Риски сведены к минимуму, ситуация управляема, новые вводные уточняют результат. Во время запуска процессов возникают новые люди (не из числа проектной команды). Они принимают руководство запускаемой деятельностью.
6-й этап: Закрытие Проекта. Результат – Событие и Отчёт по Проекту. По итогам Проекта мы проводим закрепляющее событие – либо внутреннее обучение, либо публичный ивент. Также мы выпускаем итоговый релиз, анонсирующий дальнейшие шаги развития. По проекту готовится текстовый Отчет. Все документы, которые разработаны в рамках Проекта, являются собственностью заказчика. Мы рекомендуем ставить их на баланс как нематериальный актив типа «ноу-хау», поскольку разработанная проектная документация позволяет повторно запустить спроектированный желаемый процесс.
Что обязательно должно быть в техзадании:
- Перечень этапов реализации проекта. Это список действий, необходимых для изменения текущей ситуации и перехода к новой.
- Результат каждого этапа должен оказывать влияние на параметры следующего этапа. Иначе это один этап.
- Сроки реализации каждого этапа и промежутков между ними.
- Участники каждого этапа: представители исполнителя (проектной команды), клиента (те, кто принимает результаты), а также внешние лица, которых необходимо вовлечь на каждом этапе.
- События, подводящие итоги каждого этапа или проекта в целом.
Каждый этап согласовывается с клиентом. Планирование проекта – важный этап, по нему должна быть получена обратная связь от клиента и «зеленый свет» на дальнейшие действия.
3-й этап: Бюджетирование. Результат – Смета Проекта. После согласования технического задания необходимо просчитать его. Бюджет согласовывается с клиентом, и при необходимости его всегда можно изменить, внесённые корректировки отражаются в техзадании. Поэтому клиенту важно иметь дело именно с Руководителем проекта, а не Менеджером по продажам, поскольку проджект понимает как изменить ТЗ, не потеряв суть Проекта.
Любые изменения цены и ТЗ согласовываются с клиентом.
4-й этап: Контрактация. Результат – Подписанный Договор. Техническое задание должно стать набором обязательств, зафиксированным в договоре. Далее проджект управляет не только знаниями, но и обязательствами по контракту – с клиентом и с исполнителями. Каждый член команды действует в рамках индивидуального ТЗ.
5-й этап: Реализация Проекта. Результаты – то, что описано в ТЗ. Многие считают, что это главная часть проекта, поскольку она «видимая». На этом этапе работа идёт по заранее согласованному плану. Проджект координирует команду, синхронизирует результаты с видением клиента и техническим заданием. Он контролирует сроки и выполняет функцию координатора. Риски сведены к минимуму, ситуация управляема, новые вводные уточняют результат. Во время запуска процессов возникают новые люди (не из числа проектной команды). Они принимают руководство запускаемой деятельностью.
6-й этап: Закрытие Проекта. Результат – Событие и Отчёт по Проекту. По итогам Проекта мы проводим закрепляющее событие – либо внутреннее обучение, либо публичный ивент. Также мы выпускаем итоговый релиз, анонсирующий дальнейшие шаги развития. По проекту готовится текстовый Отчет. Все документы, которые разработаны в рамках Проекта, являются собственностью заказчика. Мы рекомендуем ставить их на баланс как нематериальный актив типа «ноу-хау», поскольку разработанная проектная документация позволяет повторно запустить спроектированный желаемый процесс.
Проект – это всегда работа команды. Достичь целей Проекта в одиночку невозможно, иначе это просто задача для одного специалиста, а не Проект. Проект же – это множество задач, которые необходимо решить одновременно. В проектной команде SkillsCenter работают обычно от 3 до 7 человек, в зависимости от сложности Проекта.
Проект невозможен без PR-а – деятельности, которую реализует Руководитель проекта, освещая ход работ. Он непрерывно обращается к будущему желаемому образу, сличая разницу между тем, что есть и тем, что должно быть. Преодолевая усилиями команды этот разрыв, проджект готовит всех заинтересованных к тому, что вскоре должно наступить. Он создает тексты и события, на которых все участники – команда, партнеры и другие стейкхолдеры – выравнивают свои знания о Проекте, формируют ожидания от его результатов. Таким образом, участники вписывают себя в будущее, либо исключают себя из него.
Проект невозможен без PR-а – деятельности, которую реализует Руководитель проекта, освещая ход работ. Он непрерывно обращается к будущему желаемому образу, сличая разницу между тем, что есть и тем, что должно быть. Преодолевая усилиями команды этот разрыв, проджект готовит всех заинтересованных к тому, что вскоре должно наступить. Он создает тексты и события, на которых все участники – команда, партнеры и другие стейкхолдеры – выравнивают свои знания о Проекте, формируют ожидания от его результатов. Таким образом, участники вписывают себя в будущее, либо исключают себя из него.
🙂 Заинтересовало? Обращайтесь за бесплатной консультацией к Олесе Дворак
Узнавайте больше в нашем ТГ-канале
Узнавайте больше в нашем ТГ-канале